Wie ich Evernote privat nutze, habe ich kürzlich an dieser Stelle aufgeschrieben. Anlässlich Sebastians Blogparade über Evernote will ich hier kurz auflisten, bei welchen Gelegenheiten Evernote mir hilft, meinen beruflichen Alltag besser zu organisieren. Hier sind fünf Tipps. 

Notizen
Das überrascht jetzt keinen – Evernote wird schließlich stets als „Notizen-App“ angepriesen. Tatsächlich nutze ich Evernote sehr oft, um Notizen aus Meetings und Workshops zu speichern. Die kommen auf unterschiedliche Weise in die Datenbank: Mal direkt reingetippt, mal handschriftlich erfasst und dann gescannt, mal aber auch handschriftlich mit der App „Penultimate“ von Evernote auf dem iPad erfasst. Und manche (kürzere) Notizen spreche ich auch ein. Die Spracheingabe-Funktion meines iPhones macht es möglich. Details zu den Möglichkeiten, Notizen digital zu erfassen, habe ich bei journalisten-tools.de veröffentlicht.

ToDo-Listen
Anders als Sebastian bin ich der Meinung, dass sich Evernote durchaus auch als Tool für die Verwaltung von To-Do-Listen eignet. Dazu habe ich eine eigene Notiz angelegt, die praktisch nur aus einer langen Liste von Dingen besteht, die eben noch zu erledigen sind. Jeder Listeneintrag beginnt mit einer Checkbox, die eben abgehakt wird, wenn ich den Punkt erledigt habe. Die Checkbox-Funktion ist ganz praktisch, weil man es sich so spart, die einzelnen Punkte aus der Liste zu löschen. „Abgehakte“ Zeilen verschiebe ich mehrmals pro Woche dann in den unteren Teil der Notiz, unter einen Trennstrich. So bleibt auch der psychologisch manchmal wichtige Aspekt des Sehens was man geschafft hat: Die Liste unten wächst – im Idealfall schneller als die Liste der neuen Punkte weiter oben.

Checkboxen setzen kann übrigens mittlerweile jede Evernote-Instanz, egal ob am Rechner, im Web-Browser oder auf einem mobilen Gerät wie iPad oder Smartphone. Die Desktop-Apps setzen nach einer Zeile mit Checkbox bei Zeilenschaltung auch gleich wieder eine Checkbox vor die nächste Zeile. Ganz praktisch, wenn man schnell mehrere Einträge erfassen will. Die Apps und die Webversion können das leider noch nicht.

Checkboxen: Helfen bei der Sortierung von To-Do-Listen

Checkboxen: Helfen bei der Sortierung von To-Do-Listen

Kleiner Tipp noch: Wenn man die To-Do-Notiz auf seinem Smartphone und / oder Tablet in Evernote als „Favorit“ markiert, wird sie stets auf dem jeweiligen Gerät im Hintergrund aktuell gehalten. So hat man immer den aktuellen Status, auch wenn gerade keine Datenverbindung besteht (was mitunter in Meetingräumen und Konferenzzentren der Fall sein kann).

Persönliches Archiv
Interessante Blogartikel, Zeitschriftenartikel (die ich scanne), Websites und Fundstücke wie Flyer etc. landen bei mir direkt in Evernote. Meistens verschlagworte ich die auch noch. Das wird dann praktisch, wenn man für einen Artikel oder ein Konzept das sucht, was man sich über die Zeit zu dem entsprechenden Thema vielleicht schon zusammengesammelt hatte. Stichwort eingeben und die ziemlich mächtige Suche (die auch Worte in Fotos findet) listet die Bestände auf. Einfacher kann man sich nicht in ein Thema einlesen.

Gut ist Evernote übrigens auch, um Materialien, die man gezielt für einen Artikel zusammengesucht hat, zu archivieren. Wie man das machen kann und welche technischen Raffinessen einem beim Speichern helfen, habe ich auch in einem Gastbeitrag auf journalisten-tools.de beschrieben.

 

Ein persönliches Archiv lässt sich mit Evernote einfach führen.

Ein persönliches Archiv lässt sich mit Evernote einfach führen.

Gedankenspeicher
„Gedankenspeicher“ nenne ich die Notizen, die nur den Zweck haben, eine schnelle Idee oder einen originellen Satz festzuhalten. Sie vertagge ich dann mit dem Schlagwort „idee“ und verschiebe sie bei Gelegenheit, wenn ich wieder am Rechner sitze, in ein spezielles Notizbuch, das ich eigens für „Gedanken, Zitate und Fragmente“ (ist auch der Name des Notizbuches) angelegt habe.

Austausch mit Kollegen
Manche Notizbücher habe ich auch mit einzelnen Kollegen, die Evernote ebenfalls nutzen, geteilt. Das sind dann die Orte, an denen wir Materielien sammeln zu Themen, an denen wir gemeinsam arbeiten oder zu denen ein Workshop ansteht. Auch Ideen für Projekte oder Artikel fließen hier ein. Allerdings muss man sagen, dass die Share-Funktionalität bei Evernote noch nicht so nutzerfreundlich ist, wie sie sein könnte. Das Teilen über eine Mail-Adresse, die man eingeben muss, finde ich umständlich, die Synchronisierung ist nicht die schnellste und das Verschieben von Notizen in geteilte Notizbücher ist beispielsweise aus der Web-Anwendung von Evernote gar nicht möglich – zumindest nicht, wenn nicht ich, sondern ein anderer Kollege der eigentliche Eigentümer des geteilten Notizbuches ist. Da geht noch was…

Trotz dieser kleinen Einschränkung halte ich Evernote immer noch für eines der besten Tools, die es in Sachen „Produktivität“ am Markt gibt. Für unsere Mitarbeiterzeitschrift habe ich neulich einen Fragebogen ausgefüllt. Eine der Fragen war: Was darf im Büro nicht fehlen? Meine Antworten waren: Kaffee – und Evernote. Den ersten Punkt verstehen viele. Vielleicht hilft dieser Beitrag, dass noch mehr Kollegen auch meine Begeisterung für dieses Tool teilen.