Der Neuzugang in meinem Maschinenpark ist dunkelgrau, etwa so groß wie ein schmaler Schuhkarton und sensationell hilfreich: Der Scansnap ix500 von Fujitsu befreit mich von Papierbergen. Ich bin kein Werbeblogger, aber hier ist eine Lobeshymne angebracht. 

Direkt vorab: Das Ding ist eine Investition, zugegeben. Mit 380 Euro ist der Scansnap ix500 einer der High End-Scanner aus den Produktionshallen von Fujitsu. Sowohl vom Preis, aber eben auch, was die Leistung angeht. Für ein papierärmeres Leben, eine Wohnung ohne lästige Zeitschriftenstapel und ohne wachsende Haufen von Papieren, die man nicht wegwerfen will, ist das aber eine sehr lohnenswerte Investition.

Ich habe in vorherigen Blogposts hier schon beschrieben, wie ich Evernote als privates Archiv für interessante Zeitschriftenartikel und Materialien einsetze, die ich gerne aufbewahren möchte, bei denen ich aber sicher bin, dass ich mich binnen kurzer Zeit weder ihrer Existenz erinnern, geschweige denn sie finden würde. Nach und nach scanne ich die wichtigsten Artikel aus alten Zeitschriftenjahrgängen, damit die ollen Hefte nicht mehr im Regal herumliegen. 

Bisher habe ich das mit einem kleinen Flachbettscanner von Canon getan. Das hat funktioniert, war aber mühselig: Jedes Blatt musste einzeln auf den Scanner gelegt werden. Der brauchte dann seine 10 bis 15 Sekunden, um das Papier zu scannen. Dann gegebenenfalls umdrehen und das Ganze für die Rückseite wiederholen – und das für jede Seite eines Artikels. Das war ein hoher manueller Aufwand, der viel Zeit in Anspruch nahm – die Nacharbeit, nämlich das Einfügen und Verschlagworten in Evernote, noch gar nicht eingerechnet. Der Scansnap nimmt mir extrem viel Arbeit davon ab.

Aufgeklappt: Bis zu 50 Seiten lassen sich in den Einzugsschacht legen. Der ix500 scannt beidseitig.

Aufgeklappt: Bis zu 50 Seiten lassen sich in den Einzugsschacht legen. Der ix500 scannt beidseitig.

Das kann er:

  • Es ist kein Flachbett-, sondern ein Duplex-Einzugsscanner. Ich lege die Vorlagen also oben ein und er scannt dann automatisch Vorder- und Rückseite gleichzeitig.
  • Und das passiert in rasanter Geschwindigkeit: Bis zu 25 Seiten schafft der Scansnap pro Minute.
  • Es ist dabei egal, ob die richtig herum eingelegt werden: Schrift erkennt der Scanner in der automatischen Nachbearbeitung und stellt die Seite dann nötigenfalls vom Kopf auf die Füße. Auch eingestreute Querformate sind so kein Problem: In dem PDF, das der Scansnap ausgibt, liegen die Seiten fast immer richtig. Einzig bei Blättern mit wenig Text und großen Bildern und Seiten mit hellem Text auf dunklem Grund kann es vorkommen, dass die Seite im PDF auf dem Kopf steht. Hier kann aber mit den richtigen Tools einfach nachgearbeitet werden (auf dem Mac beispielsweise sehr effizient mit der vom Betriebssystem mitgelieferten App „Vorschau“).
  • Leere Seiten erkennt der ix500 und löscht sie in der automatisierten Nachbearbeitung. Sie stören im erzeugten PDF-Dokument dann also nicht.
  • Und: Neuen Kabelsalat auf dem Schreibtisch schafft der Scanner auch nicht, denn er arbeitet im WLAN.
  • Scanqualität und Farbtiefe lassen sich über die sehr gute mitgelieferte Manager-App steuern. Man kann Profile anlegen, die die notwendigen Voreinstellungen beinhalten und kann dann mit einem Klick das richtige Profil für die einzulesende Seite einstellen. Wer will, kann dem Scanner das aber auch komplett überlassen: Er findet in der Regel die richtigen Einstellungen.

Als Ausgabeformat lässt sich entweder ein JPG-Bild oder eine PDF-Datei erzeugen. Wer will, kann das PDF auch gleich durchsuchbar machen. Ein Klick in der Manager-App genügt und nach jedem Scanvorgang greift die mitgelieferte Schrifterkennungs-Software Abbyy FineReader ins Geschehen ein. Sie braucht ein paar Momente, um ein Dokument zu lesen und die notwendigen Informationen mit ins PDF zu speichern. Damit ist das dann aber auch über die Windows- oder Mac-Systemsuche auffindbar – und zwar nicht nur anhand des Dateinamens, sondern auch anhand von Informationen im Text des Dokuments selbst.

Ich spare mir diesen Schritt, weil für mich Evernote nach dem Hochladen diesen Job erledigt.

Das Ergebnis eines Abends: Das Papier kann weg.

Das Ergebnis eines Abends: Das Papier kann weg.

Überhaupt: Noch ein paar Worte zu Evernote und Scansnap. Evernote vertreibt jetzt auch in Europa seine eigene Version des ix500. Die hat eine eigene Firmware-Version bekommen und kommt statt mit der Fujitsu-Manager-App mit einer Evernote-eigenen Software. Der Vorteil, den Evernote verspricht: Man kann beliebige Vorlagen einlegen, der Scanner erkennt, was er da einliest und sortiert die Scans gleich in die richtigen Evernote-Notizbücher: Zeitschriftenartikel in das eine, Kassenzettel in das andere und die Informationen von Visitenkarten werden gleich in der Kontaktdatenbank gespeichert. Dafür und für einen noch etwas erhöhten Seitendurchsatz beim Einlesen will Evernote aber auch ein gesalzenes Sümmchen: Statt 380 Euro kostet der Scansnap in der Evernote-Version in Europa stolze 595 Euro. So sehr ich Evernote sonst auch schätze: Diese Ausgabe halte ich für überflüssig und den Scanner damit für heillos überteuert.

Die Visitenkarten-Funktion bringt der ix500 übrigens auch in seiner normalen Version mit: Zum Paket gehört auch die Software CardMinder, die die Informationen von den Visitenkarten ausliest und ins Adressbuch speichert. Ausprobiert habe ich das allerdings noch nicht.

Zur effizienten Weiterverarbeitung der PDFs habe ich mir selbst einen kleinen Workflow eingerichtet, der mir die Dateien automatisch gleich in die richtigen Notizbücher in Evernote schiebt und die Original-Dateien auf dem Rechner löscht. Wer will, kann auch gleich Tags vergeben lassen. Wie das geht, berichte ich demnächst in einem weiteren Post.

Schon nach drei Tagen, an denen ich jeweils eine gute Stunde Materialien erfasst habe, konnten wir einen großen Karton Unterlagen entsorgen. Die wichtigen Informationen sind also alle gesichert und endlich auch auffindbar, die Platz fressenden Papierberge werden aber kleiner. Das Einlesen der Seiten macht zudem Spaß, weil es schnell geht und unkompliziert ist. Die Investition hat sich gelohnt.